Renteo opera un proceso de check-in digital (checkin.renteo.com.co) mediante el cual los huéspedes de los inmuebles administrados registran, antes de su llegada, la información exigida por la normativa colombiana de hospedaje y la necesaria para la operación de la estadía. Esta sección regula de manera específica dicho tratamiento. Las categorías de datos recopiladas se detallan en el numeral 5.6.
15.1 Renteo como responsable independiente
Con independencia del canal por el que se haya efectuado la reserva (Airbnb, Booking.com, otras plataformas o reserva directa con Renteo), Renteo S.A.S. es el responsable del tratamiento de los datos recogidos en el check-in digital. Las plataformas de reserva son responsables independientes del tratamiento que realizan en sus propios servicios, conforme a sus propias políticas de privacidad.
15.2 Finalidades y bases jurídicas
| Tratamiento | Base jurídica |
|---|
| Registro de huéspedes y acompañantes y reportes a Migración Colombia (SIRE) y al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (TRA) | Cumplimiento de un deber legal (artículo 10, literal a, de la Ley 1581 de 2012): Decreto 1067 de 2015, artículo 2.2.1.11.5 (reporte de extranjeros al SIRE), y Ley 300 de 1996, modificada por la Ley 2068 de 2020, y Decreto 1836 de 2021 (Tarjeta de Registro de Alojamiento) |
| Verificación de la relación entre los adultos y los menores de edad hospedados y declaración de protección de menores | Cumplimiento de un deber legal: Ley 679 de 2001, Ley 1336 de 2009 y Resolución 3840 de 2009 del MinCIT (prevención de la ESCNNA) |
| Copia fotográfica del documento de identidad | Autorización explícita del titular (artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012). Es una medida propia de Renteo de verificación de identidad y prevención del fraude y de la ESCNNA, con verificación documental automática apoyada en inteligencia artificial (numeral 15.5); no constituye un requisito de los reportes SIRE ni TRA (numeral 5.7) |
| Datos de contacto operativo (correo y teléfono), vehículo y placa, y registro de visitantes | Autorización del titular, para la ejecución de la relación de hospedaje y la seguridad del inmueble |
| Metadatos técnicos (user agent, marcas temporales y, cuando se registre, dirección IP) | Autorización del titular otorgada en el formulario; seguridad del canal y constancia de las aceptaciones otorgadas |
15.3 Reportes a autoridades (SIRE y TRA)
En cumplimiento del Decreto 1067 de 2015, Renteo reporta al Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros (SIRE) de Migración Colombia los datos de los huéspedes y acompañantes extranjeros —incluidos los menores de edad—: apellidos y nombres, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, género, ocupación, dirección del establecimiento y, cuando aplique, tipo, número y vencimiento de la visa. En cumplimiento de la Ley 300 de 1996 (modificada por la Ley 2068 de 2020) y del Decreto 1836 de 2021, Renteo diligencia la Tarjeta de Registro de Alojamiento (TRA) ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo con los siguientes datos del huésped y de sus acompañantes: tipo y número de documento, nombres y apellidos, nacionalidad, ciudad de residencia, ciudad de procedencia, motivo del viaje, fechas de llegada y salida, número de noches y de acompañantes, y el valor del alojamiento. Estas transferencias se efectúan por mandato legal y no requieren autorización del titular (artículo 10, literal a, de la Ley 1581 de 2012); no obstante, Renteo las informa en esta Política y en el propio formulario de check-in. Las constancias de los reportes se conservan conforme al numeral 8.2.
15.4 Obligatoriedad y límites a la oposición
La entrega de los datos exigidos para el registro de huéspedes y para los reportes SIRE y TRA es obligatoria y constituye condición para el alojamiento. Mientras subsista el deber legal correspondiente, no proceden la oposición, la supresión ni la revocatoria de la autorización respecto de dichos datos (artículo 9 del Decreto 1377 de 2013). Los demás derechos del titular (sección 10) permanecen plenamente vigentes.
15.5 Copia del documento de identidad
La copia fotográfica del documento de identidad es una medida propia de Renteo para la verificación de identidad, la prevención del fraude y el cumplimiento de la normativa de protección de menores; se trata bajo el régimen del numeral 5.7 (datos sensibles), con autorización explícita del titular.
Verificación documental automática. En el momento de la captura, la fotografía se somete a una verificación automática con apoyo de una herramienta de inteligencia artificial (sección 13), prestada por el encargado identificado en el numeral 9.1, que comprueba que la imagen corresponde al frente o a la página de datos de un documento de identidad admisible, clasifica el tipo de documento y lee sus datos impresos para cotejarlos con los digitados por el huésped y evitar que un mismo documento o una misma fotografía se utilice para registrar a dos personas. Esta verificación no realiza reconocimiento facial ni dactilar ni ningún otro procesamiento biométrico. Renteo conserva, junto con los datos del check-in y por el mismo plazo (numeral 8.2), el resultado de la verificación (tipo de documento reconocido, número leído y, cuando lo hay, el motivo del rechazo) y una huella técnica de la imagen —un resumen criptográfico que no permite reconstruirla—, utilizada únicamente para detectar fotografías repetidas. Si la herramienta no reconoce un documento admisible, el formulario pide una nueva fotografía; el huésped puede, en todo caso, continuar y someter su documento a revisión por el equipo de Renteo, de modo que ninguna verificación se decide de forma exclusivamente automatizada.
La copia del documento es condición para completar el check-in por el canal digital; el titular que no desee suministrarla podrá acordar con Renteo la verificación presencial de su documento (sección 22).
15.6 Menores de edad
Cuando en el grupo se hospedan niños, niñas o adolescentes, el formulario exige sus datos de identificación y el parentesco o vínculo con el adulto responsable, quien declara su calidad de padre, madre, representante legal o persona autorizada por estos. El tratamiento de los datos de menores de edad se rige por la sección 16.
15.7 Vehículo y parqueadero
En los inmuebles que disponen de parqueadero se pregunta al huésped si llegará en vehículo y, en caso afirmativo, se registran el tipo de vehículo y la placa, con la única finalidad de gestionar el acceso al parqueadero y la seguridad del inmueble.
15.8 Visitantes
El huésped puede registrar visitantes durante su estadía. De cada visitante se recogen su nombre, tipo y número de documento, copia fotográfica del documento y el período de la visita, previa aceptación de habeas data otorgada por el propio visitante. Estos datos se utilizan exclusivamente para la seguridad y el control del inmueble, se conservan seis (6) meses contados desde el check-out y pueden ser consultados por el propietario del inmueble (sección 9, receptores internos).
15.9 Acceso y seguridad
La información del check-in solo es accesible para el personal administrativo autorizado de Renteo y, respecto de su propia información, para el huésped a través de su enlace personal de check-in, el cual se desactiva pocos días después del check-out. El personal operativo de limpieza y mantenimiento no tiene acceso a esta información. Las copias de documentos de identidad se almacenan en repositorios privados y se consultan únicamente mediante URLs firmadas de corta duración (numeral 8.1).
15.10 Conservación y ejercicio de derechos
Los datos del check-in se conservan por los plazos del numeral 8.2: dos (2) años desde el check-out para huéspedes y acompañantes, y seis (6) meses para visitantes; los datos ya reportados a las autoridades se rigen por la normativa aplicable a cada reporte. Dado que el enlace de check-in se desactiva después del check-out, los huéspedes, los acompañantes —o sus representantes legales, tratándose de menores— y los visitantes pueden ejercer en todo momento los derechos de la sección 10 a través de los canales del numeral 10.1, identificándose con el documento utilizado en el check-in, con los límites del numeral 15.4 respecto de los datos sujetos a deber legal.